Come conservare le Fatture Elettroniche

Gli operatori economici, i professionisti e le imprese che emettono una fattura elettronica devono conservarla obbligatoriamente in formato digitale, nel rispetto della normativa vigente.

La Legge di Stabilità 2013 stabilisce che la conservazione deve avvenire secondo quanto previsto dal D.Lgs. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale).

Inoltre, ai sensi della Legge n. 244/2007, è obbligatoria la conservazione elettronica delle fatture emesse verso la Pubblica Amministrazione.

Il DPCM 3 dicembre 2013 prevede l’obbligo di conservare digitalmente per 10 anni tutti i documenti fiscalmente rilevanti.

Semplificazioni introdotte dal D.M. 17 giugno 2014

• La conservazione deve avvenire entro 3 mesi dalla scadenza della dichiarazione annuale
• Non è più necessario inviare all’Agenzia delle Entrate l’elenco dei documenti conservati
• È obbligatorio indicare nella dichiarazione dei redditi l’adozione della conservazione elettronica
• L’imposta di bollo virtuale si versa tramite modello F24 entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio

Conservazione sostitutiva: obblighi

L’emittente è tenuto ad adottare la conservazione elettronica per le fatture emesse verso la PA e verso i privati.

È consigliato utilizzare una numerazione separata per le fatture elettroniche, così da gestire correttamente il processo di conservazione.

Conservazione sostitutiva: tipologie

• In house: gestita internamente all’organizzazione
• Outsourcing: affidata a soggetti terzi accreditati presso l’AgID

Conservazione sostitutiva: soggetti coinvolti

• Produttore: crea e trasferisce i documenti nel sistema di conservazione
• Utente: accede e consulta i documenti conservati
• Responsabile della conservazione: garantisce il corretto funzionamento del processo

Il Responsabile della Conservazione

Il responsabile della conservazione è il soggetto che gestisce e controlla l’intero processo, garantendone la conformità normativa.

Può coincidere con il contribuente oppure essere delegato a un soggetto terzo.

Principali responsabilità:

• Definire requisiti e caratteristiche del sistema
• Garantire la conformità normativa nel tempo
• Monitorare il corretto funzionamento del sistema
• Verificare periodicamente (almeno ogni 5 anni) integrità e leggibilità degli archivi
• Garantire la sicurezza fisica e logica dei dati
• Fornire supporto agli organi di controllo
• Predisporre e aggiornare il manuale della conservazione

Il Manuale della Conservazione

Il manuale della conservazione è un documento redatto dal responsabile e contiene:

• I soggetti coinvolti nel processo (emittente e responsabile)
• Il luogo di conservazione dei documenti
• Le infrastrutture e le architetture utilizzate
• Le misure di sicurezza adottate
• Le procedure per la gestione e verifica del sistema